Integrierter Bericht 2016 - Qualität, die überzeugt!
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Compliance

Im Deutsche Bahn Konzern (DB-Konzern) ist Compliance integraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Das Compliance-Management-System basiert auf nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen und etablierten Standards wie dem Wirtschaftsprüfungsstandard IDW PS 980. Der DB-Konzern wendet zudem die Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung sinngemäß an.

Das Compliance-Management-System soll sicherstellen, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen implementiert werden. Die Wirksamkeit unseres Compliance-Management-Systems überprüfen wir kontinuierlich und nehmen gegebenenfalls erforderliche Anpassungen vor. Compliance ist ein wesentliches IKS-Überwachungsthema. Die Konzernrevision prüft daher die Compliance-Management-Systeme im DB-Konzern unter anderem als Teil der IKS-BilMoG-Prüfungen.

Neuorganisation

Im Rahmen des Konzernumbaus haben die Geschäftsfelder des DB-Konzerns eine noch stärkere operative Verantwortung für ihre jeweilige Compliance übernommen. Damit werden die Compliance-Aufgaben dort wahrgenommen, wo die aus dem operativen Geschäft erwachsenen Risiken entstehen. Die Compliance-Arbeit in der Konzernleitung fokussiert sich nunmehr insbesondere auf ihre zentrale Governance-Funktion.

Der Schwerpunkt der Compliance-Arbeit im DB-Konzern liegt auf der Prävention von Korruption und sonstiger Wirtschaftskriminalität sowie deren konsequenter Bekämpfung. Spezielle Compliance-Instrumente wurden zum Schutz des Unternehmens, der Mitarbeiter und Führungskräfte entwickelt.

So geben verbindliche Richtlinien den Rahmen vor, der durch fortlaufende Kommunikation und Schulungen im DB-Konzern verankert wird.

Compliance-Instrumente

Um unsere Compliance-Ziele zu erreichen, halten wir diverse Instrumente bereit und verbessern diese kontinuierlich. Dazu gehören verbindliche Richtlinien, Risiko- und Prozessanalysen, spezielle Kommunikationsmaßnahmen sowie Beratung.

Der etablierte Compliance-Risikoatlas gibt einen Überblick über Compliance-Risiken bei geschäftlichen Aktivitäten des DB-Konzerns. Er besteht aus kartografischen Darstellungen und Risikobetrachtungen für die Länder, in denen der DB-Konzern mit Auslandsaktivitäten vertreten ist. Zudem geht er auf die Risiken der Geschäftsfelder, Service-Center sowie Holding-Funktionen des DB-Konzerns ein und zeigt risikoreduzierende Faktoren und Gegensteuerungsmaßnahmen auf.

Mit der im Berichtsjahr erfolgten Neuaufstellung des Compliance-Bereichs wurde die Verantwortung für die Durchführung der Risikoanalyse in die Geschäftsfelder und Serviceeinheiten verlagert. Dies erfolgte mit der Vorgabe, zu den im Risikoatlas benannten Risiken Gegensteuerungsmaßnahmen zu ergreifen, die spezifisch auf die jeweilige Situation im Geschäftsfeld oder in der Serviceeinheit ausgerichtet sind.

Neuerungen im Berichtsjahr

Im Berichtsjahr haben wir unsere Instrumente in den Bereichen Trade Compliance sowie HR -Compliance verfeinert und im DB-Konzern implementiert.

Unsere Compliance-Richtlinien wurden inhaltlich und sprachlich überarbeitet, um einen schnelleren Überblick zu ermöglichen.

Infolge des Konzernumbaus und der Neuorganisation der Compliance-Aufgaben wurde eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung von Compliance-Aspekten überarbeitet.

Geschäftspartner-Compliance

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit ist es notwendig, Geschäftspartner und Lieferanten sorgfältig auszuwählen, sie über die Werte des DB-Konzerns zu informieren und auf eine gemeinsame Wertebasis zu verpflichten. Der DB-Konzern hat unterschiedliche Formate entwickelt, um seine Geschäftspartner zu sensibilisieren und nachhaltiges Handeln in der Lieferkette stärker zu verankern. Kernthemen sind hierbei Integrität, rechtliche Standards und ethische Fragen. Dazu gehören neben der Korruptionsprävention auch die kartellrechtliche Compliance sowie die Menschenrechte. Das im Internet frei zugängliche Compliance-E-Learning für Geschäftspartner informiert über das Thema Integrität, einzuhaltende rechtliche Standards und ethische Fragen. Als weitere Maßnahmen bietet der DB-Konzern speziell mittelständischen Geschäftspartnern Compliance-Dialoge an, in denen über das gegenseitige Verständnis von Compliance und deren Organisation gesprochen wird.

Schulungen zu den Themen Integrität und Menschenrechte

Unseren Mitarbeitern und Führungskräften stehen drei unterschiedliche E-Learnings zur Verfügung: »DB-Verhaltenskodex« sowie zwei spezielle E-Learnings zum Thema Antikorruption (»DB Korruptionsprävention« und »DB Auffrischung Korruptionsprävention«). Das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex beinhaltet die Themenschwerpunkte Integrität (Antikorruption) sowie Menschenrechte. Führungskräfte sind zur Durchführung des E-Learnings angehalten. Risikobasiert ist in ausgewählten Gesellschaften und Bereichen die Teilnahme am E-Learning auch für alle weiteren Mitarbeiter verpflichtend. Das E-Learning ist für die Mitarbeiter über unser Intranet frei zugänglich und in verschiedenen Sprachen verfügbar.

Aufgrund einer datenschutzrechtlichen Betriebsvereinbarung sind keine Informationen darüber verfügbar, wie viele Mitarbeiter die E-Learning-Programme im Berichtsjahr genutzt haben.

Compliance-Programme fortgeführt

Trainings für Führungskräfte und Mitarbeiter

2016

2015

2014

Teilnehmer

13.095

6.137

13.500

Risikobasierte Auswahl der Teilnehmer, insbesondere aus typischen Risikobereichen
(zum Beispiel Vertrieb, Einkauf, Bauüberwachung).

Wie in den Vorjahren wurden auch im Berichtsjahr konzernweite Präsenztrainings durchgeführt.

Hinweismanagement im DB-Konzern

Im DB-Konzern regeln die Konzernbetriebsvereinbarung »Hinweismanagement« und die »Konzernsprecherausschussvereinbarung« den Umgang mit eingehenden Hinweisen. Die implementierten Prozesse schützen die Hinweisgeber. Den Interessen der betroffenen Personen wird durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hinweises Rechnung getragen.

Hinweisgebern stehen verschiedene Wege zur Abgabe eines Hinweises offen. Neben dem elektronischen Hinweisgebersystem, das in sieben Sprachen genutzt werden kann, stehen drei Vertrauensanwälte, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, eine Ombudsfrau sowie das Team »Hinweismanagement« zur Verfügung.

Hinweise auf Korruptionsfälle und Abhilfemaßnahmen

Im Berichtsjahr sind Hinweise auf Korruptionsfälle im zweistelligen Bereich zentral über das Hinweismanagement eingegangen und geprüft worden. Soweit Abhilfemaßnahmen erforderlich waren, wurden diese eingeleitet.

Kartellrechts-Compliance und Kartellschadensprävention

Im Rahmen von Präsenzschulungen werden Führungskräfte und Mitarbeiter fortlaufend für das Thema Kartellrecht sensibilisiert. Die Trainingsformate sind individuell auf die Anforderungen der Geschäftsfelder und der zentralen Einheiten zugeschnitten. Zielgruppe sind alle Führungskräfte und Mitarbeiter, die Kontakt mit Wettbewerbern haben oder in anderen wettbewerblich sensiblen Funktionen tätig sind. Ergänzt werden die Trainings insbesondere durch geschäftsfeldspezifische Regelwerke und eine enge (kartell-)rechtliche Beratung.

Ein wichtiger Bestandteil der kartellrechtlichen Compliance sind auch Maßnahmen der Kartellschadensprävention. Der DB-Konzern hat zu diesem Zweck bereits im Jahr 2014 ein umfassendes Kartellschadenspräventionssystem eingeführt. Ein wichtiger Teil des Systems ist es, auf kartellgeneigten Märkten Vertragsbedingungen einzusetzen, die die Lieferanten zur Einführung beziehungsweise Beibehaltung von kartellrechtlichen Compliance-Programmen verpflichten.

Menschenrechte

Verantwortung gegenüber der Gesellschaft

Für den DB-Konzern ist die Achtung und Förderung von Menschenrechten von größter Bedeutung. Das Regelwerk des DB-Konzerns spiegelt diesen hohen Anspruch wider, insbesondere durch die Anwendung des DB-Verhaltenskodex und des DB-Verhaltenskodex für Geschäftspartner. Schwerpunkte setzen wir bei fairen Arbeitsbedingungen, der Einhaltung von Arbeitnehmerrechten, der Antidiskriminierung und dem Verbot jeglicher Form von Kinder- und Zwangsarbeit. Zudem hat sich der DB-Konzern den Prinzipien des UN Global Compact verpflichtet.

Zur Umsetzung der eigenen Ansprüche haben wir geeignete Maßnahmen implementiert und entwickeln diese kontinuierlich weiter. Unterschieden wird dabei grundsätzlich zwischen Maßnahmen, die innerhalb des DB-Konzerns greifen, sowie Maßnahmen in der Lieferkette.

Maßnahmen innerhalb des DB-Konzerns

Innerhalb des DB-Konzerns ist der Kern des Managementansatzes in Bezug auf Menschenrechte die Identifizierung relevanter Risiken mit Blick auf unsere Geschäftsmodelle und das menschenrechtsspezifische Länderrisiko.

Einen Schwerpunkt neben den Tätigkeiten hinsichtlich der Lieferkette bilden die »Social Minimum Standards« des weltweit tätigen und daher größeren geografischen Risiken ausgesetzten Geschäftsfelds DB Schenker. Dieses Regelwerk (»Policy«) spezifiziert den DB-Verhaltenskodex und orientiert sich dabei über die rechtlichen Verpflichtungen hinaus an den Grundsätzen und Empfehlungen der International Labor Organisation (ILO) sowie des UN Global Compact. Die Einhaltung der Social Minimum Standards wird regelmäßig an ausgewählten Geschäftsstandorten vor Ort in einem jährlichen Auditprozess von der Konzernrevision überprüft.

Zudem steht im DB-Konzern eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung, insbesondere das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex und das zentrale Hinweismanagement. Das zentrale Hinweismanagement sowie die drei Vertrauensanwälte stehen als Zugangswege jederzeit auch für konzernexterne Personen offen.

Speziell für Mitarbeiter und Führungskräfte des DB-Konzerns steht die Ombudsfrau »Personal« als Ansprechpartnerin zum Thema Menschenrechte zur Verfügung. Hinweisen auf menschenrechtsrelevante Verstöße gehen wir im Rahmen eines Follow-up-Prozesses nach.

Das Thema Menschenrechte ist auch Bestandteil der Stakeholderdialoge des DB-Konzerns. Ferner engagiert sich der DB-Konzern im deutschen UN-Global-Compact-Netzwerk sowie in den Arbeitsgruppen von econsense.

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