Integrierter Bericht 2017 – Auf in eine neue Zeit!

Compliance

Im DB-Konzern ist Compliance integraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Das Compliance-Management-System basiert auf nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen und etablierten Standards wie dem Wirtschaftsprüfungsstandard IDW PS 980. Der DB-Konzern wen­det zudem die Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung sinngemäß an.

Das Compliance-Management-System soll sicherstellen, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen implementiert werden. Die Wirksamkeit unseres Compliance-­­Management-Systems überprüfen wir kontinuierlich und nehmen gegebenenfalls erforderliche Anpassungen vor. Compliance ist ein wesentliches IKS-Überwachungsthema. Die Konzernrevision prüft daher die Compliance-Management-Systeme im DB-Konzern unter anderem als Teil der IKS-BilMoG-Prüfungen.

Der Schwerpunkt der Compliance-Arbeit im DB-Konzern liegt auf der Prävention von Korruption und Wirtschaftskriminalität in Form von Betrug und Untreue sowie deren konsequenter Bekämpfung. Spezielle Compliance-Instrumente wurden zum Schutz des Unternehmens, der Mitarbeiter und Führungskräfte entwickelt.

Compliance-Instrumente

Um unsere Compliance-Ziele zu erreichen, halten wir diverse Instrumente bereit und verbessern diese kontinuierlich. Dazu gehören verbindliche Richtlinien, Risiko- und Prozessanalysen, spezielle Kommunikationsmaßnahmen sowie Beratung.

Verbindliche Richtlinien geben den Rahmen vor, der durch fortlaufende Kommunikation und Schulungen im DB-Konzern verankert wird. Im Berichts- und im Vorjahr wurde das Compliance-Regelwerk inhaltlich und sprachlich vereinfacht und durch FAQ-Kataloge benutzerfreundlicher ausgestaltet.

Im Berichtsjahr wurde der etablierte Compliance-Risikoatlas durch einen kompakten Jahresbericht Compliance an den Konzernvorstand ergänzt. Gemeinsam geben beide einen substanziellen Überblick über Compliance-Risiken bei geschäftlichen Aktivitäten des DB-Konzerns: Differenziert werden die Risikolagen der Geschäftsfelder, Serviceeinhei-ten sowie Holdingfunktionen des DB-Konzerns beschrieben sowie vor-handene risikoreduzierende Faktoren und Gegensteuerungsmaßnah-men aufgezeigt.

Compliance-Risikoanalysen sind Bestandteil der Risikosteuerung im DB-Konzern und werden durch die Geschäftsfelder und Serviceeinheiten durchgeführt. Es erfolgt eine konzernweite Bestandsaufnahme der Compliance-Risiken gemäß der von der Konzernleitung gemach-ten Governance-Vorgaben. Das verbindliche Rahmenkonzept enthält Mindestvorgaben zur Planung, Durchführung, Berichterstattung und zum Follow-up.

Die Compliance-Kommunikation wurde im Berichtsjahr unter anderem um einen Film ergänzt, in dem der Vorstandsvorsitzende und der Chief Compliance Officer einen »Tone from the Top« geben. Der Film ist im Intra- wie auch im Internet frei zugänglich.

Externe Überprüfung des Compliance-Management-Systems

Im Berichtsjahr wurde das Compliance-Management-System hinsichtlich Korruption und Wirtschaftskriminalität in Form von Betrug und Untreue im DB-Konzern einer konzernweiten unabhängigen Untersuchung durch eine Prüfungs- und Beratungsgesellschaft unterzogen. Dabei wurde das Compliance-Management-System zunächst auf Konzernleitungsebene und anschließend in den Geschäftsfeldern geprüft. Damit soll sichergestellt werden, dass das neue System den rechtlichen Vorgaben und den Anforderungen des einschlägigen Prüfungsstandards IDW PS 980 entspricht. Die Prüfung auf Konzernleitungsebene wurde im Berichtsjahr mit uneingeschränktem Prüfungsurteil abgeschlossen. Die Prüfungen in den Geschäftsfeldern berücksichtigten zusätzlich die Anforderungen des ISO 19600. Die abschließenden Prüfungsurteile liegen 2018 vor.

Geschäftspartner-Compliance

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit ist es notwen­­­dig, Geschäftspartner und Lieferanten sorgfältig auszuwählen, sie über die Werte des DB-Konzerns zu informieren und auf eine gemeinsame Wertebasis zu verpflichten. Der DB-Konzern hat unterschiedliche Formate entwickelt, um seine Geschäftspartner zu sensibilisieren und nachhaltiges Handeln in der Lieferkette stärker zu verankern. Kernthemen sind hierbei Integrität, rechtliche Standards und ethische Fragen. Dazu gehören neben der Korruptionsprävention auch die kartellrechtliche Compliance sowie die Menschenrechte. Das im Internet frei zugängliche Compliance-E-Learning für Geschäftspartner informiert über das Thema Integrität, einzuhaltende rechtliche Standards und ethische Fragen. Als weitere Maßnahmen bietet der DB-Konzern speziell mittelständischen Geschäftspartnern Compliance-Dialoge an, in denen über das gegenseitige Verständnis von Compliance und deren Organisation gesprochen wird.

Schulungen zu den Themen Integrität und Menschenrechte

Unseren Mitarbeitern und Führungskräften stehen drei unterschiedliche E-Learnings zur Verfügung: »DB-Verhaltenskodex« sowie zwei spezielle E-Learnings zum Thema Antikorruption (»DB Korruptionsprävention« und »DB Auffrischung Korruptionsprävention«). Das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex umfasst die Themenschwerpunkte Integrität (Antikorrup­tion) sowie Menschenrechte. Führungskräfte sind zur Durchführung des E-Learn­­ings angehalten. Risikobasiert ist in ausgewählten Gesellschaften und Bereichen die Teilnahme am E-Learning auch für alle weiteren Mitarbeiter verpflichtend. Das E-Learning ist für DB-Mitarbeiter frei zugänglich und in verschiedenen Sprachen verfügbar. 

Wie in den Vorjahren wurden auch im Berichtsjahr konzernweite Präsenztrainings durchgeführt.

Trainings für Führungskräfte und Mitarbeiter

2017

2016

2015

Teilnehmer

14.408

13.095

6.137

Risikobasierte Auswahl der Teilnehmer, insbesondere aus typischen Risikobereichen (zum Beispiel Vertrieb, Einkauf, Bauüberwachung).

Darüber hinaus wurde das Top-Management erstmalig im Rahmen einer gemeinsamen Sensibilisierungsoffensive durch die Leiter der Konzern­funktionen Compliance, Revision und Recht zu Compliance-Risiken informiert. Das Programm wird 2018 fortgeführt.

Hinweismanagement im DB-Konzern

Im DB-Konzern regeln die Konzernbetriebsvereinbarung »Hinweis­­manage­­­ment« und die »Konzernsprecherausschussvereinbarung« den Um­­gang mit eingehenden Hinweisen. Die implementierten Prozesse schüt­­zen die Hinweisgeber. Den Interessen der betroffenen Personen wird durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hin­weises Rechnung getragen.

Hinweisgebern stehen verschiedene Wege zur Abgabe eines Hinweises offen. Hierzu gehört das elektronische Hinweisgebersystem, das in sieben – ab Anfang 2018 in 15 – Sprachen genutzt werden kann und in allen Geschäftsfeldern zum Einsatz kommt. Im Berichtsjahr wurde das Hinweisgebersystem so weiterentwickelt, dass Hinweise auch auf Datenschutz- und Menschenrechtsverstöße noch leichter abgegeben werden können. Des Weiteren stehen drei Vertrauensanwälte, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, eine Ombudsfrau sowie das Team »Hinweismanagement« zur Verfügung.

Hinweise auf Korruptionsfälle und Abhilfemaßnahmen

Im Berichtsjahr sind Hinweise auf Korruptionsfälle im zweistelligen Be­­reich zentral über das Hinweismanagement eingegangen und geprüft worden. Soweit Abhilfemaßnahmen erforderlich waren, wurden diese eingeleitet.

Kartellrechts-Compliance und Kartellschadensprävention

Im Rahmen von Präsenzschulungen werden Führungskräfte und Mitarbei­­ter fortlaufend für das Thema Kartellrecht sensibilisiert. Die Trainingsformate sind individuell auf die Anforderungen der Geschäftsfelder und der zentralen Einheiten zugeschnitten. Zielgruppe sind alle Führungskräfte und Mitarbeiter, die Kontakt mit Wettbewerbern haben oder in anderen wettbewerblich sensiblen Funktionen tätig sind. Auch im Rah­men der Sensibilisierungsoffensive der Leiter Compliance, Revision und Recht wurde das Thema aufgegriffen. Ergänzt werden die Trainings insbesondere durch geschäftsfeldspezifische Regelwerke und eine enge (kartell-)rechtliche Beratung.

Ein wichtiger Bestandteil der kartellrechtlichen Compliance sind auch Maßnahmen der Kartellschadensprävention. Der DB-Konzern hat zu die­sem Zweck bereits 2014 ein umfassendes Kartellschadenspräventionssystem eingeführt. Ein wichtiger Teil des Systems ist es, auf kartellgeneig­­ten Märkten Vertragsbedingungen einzusetzen, die die Lieferan­­ten zur Einführung beziehungsweise Beibehaltung von kartellrechtlichen Compliance-Programmen verpflichten.

Menschenrechte

Verantwortung gegenüber der Gesellschaft

Für den DB-Konzern ist die Achtung und Förderung von Menschenrechten von größter Bedeutung. Das Regelwerk des DB-Konzerns spiegelt diesen hohen Anspruch wider, insbesondere durch die Anwendung des DB-Verhaltenskodex und des DB-Verhaltenskodex für Geschäftspartner. Schwerpunkte setzen wir bei fairen Arbeitsbedingungen, der Einhaltung von Arbeitnehmerrechten, der Antidiskriminierung und dem Verbot jeglicher Form von Kinder- und Zwangsarbeit. Zudem hat sich der DB-Konzern den Prinzipien des UN Global Compact verpflichtet. Im Berichtsjahr wurde erstmals eine Erklärung nach der Maßgabe des UK Modern Slavery Acts abgegeben.

Zur Umsetzung der eigenen Ansprüche haben wir geeignete Maßnah­­men implementiert und entwickeln diese kontinuierlich weiter. Unterschie­den wird dabei grundsätzlich zwischen Maßnahmen, die innerhalb des DB-Konzerns greifen, sowie Maßnahmen in der Lieferkette.

Maßnahmen innerhalb des DB-Konzerns

Innerhalb des DB-Konzerns ist der Kern des Managementansatzes in Bezug auf Menschenrechte die Identifizierung relevanter Risiken mit Blick auf unsere Geschäftsmodelle und das menschenrechtsspezifische Länderrisiko.

102-12Einen Schwerpunkt neben den Tätigkeiten hinsichtlich der Lieferkette bilden die »Social Minimum Standards« des weltweit tätigen und daher größeren geografischen Risiken ausgesetzten Geschäftsfelds DB Schen­­ker. Dieses Regelwerk (»Policy«) spezifiziert den DB-Verhaltenskodex und orientiert sich dabei über die rechtlichen Verpflichtun­­gen hinaus an den Grundsätzen und Empfehlungen der International Labor Organisation sowie des UN Global Compact. Die Einhaltung der Social Mini­­mum Standards wird regelmäßig an ausgewählten Ge­schäftsstandorten vor Ort in einem jährlichen Auditprozess von der Konzernrevision überprüft.

Zudem steht im DB-Konzern eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung, insbesondere das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex und das zentrale Hinweismanagement. Das zentrale Hinweismanagement sowie die drei Vertrauensanwälte stehen als Zugangswege jederzeit auch für konzernexterne Personen offen.

Speziell Mitarbeiter und Führungskräfte des DB-Konzerns können auch die Ombudsfrau »Personal« zum Thema Menschenrechte kontaktieren. Hinweisen auf menschenrechtsrelevante Verstöße gehen wir im Rahmen eines Follow-up-Prozesses nach.

Im Berichtsjahr wurde eine Kampagne zum Umgang mit sexueller Belästigung am Arbeitsplatz gestartet. Im DB-Konzern gibt es mehrere Anlaufstellen, an die sich Mitarbeiter bei Vorfällen dieser Art wenden können und bei denen sie Hilfe erhalten.

Das Thema Menschenrechte ist auch Bestandteil der Stakeholder­dialoge des DB-Konzerns. Ferner engagiert sich der DB-Konzern im deutschen UN-Global-Compact-Netzwerk sowie in den Arbeitsgruppen von econsense.